Анализ рабочего времени — куда уходят часы

Месяц назад я начал цикл постов про рабочее время и его анализ. Для тех, кто находится в хронической запарке. Вот первые две заметки:

Про запарку и анализ рабочего времени вообще: ранее я писал об этом

Когда таймменеджмента нет и анализировать нечего: ранее я писал об этом

А сегодня продолжим и разберем ситуацию: календарь есть (ура!), а значит можно анализировать, куда уходит время. Таких разборов с коллегами у меня было достаточно, поэтому сразу можно выделить основные проблемы с управлением временем, над которыми можно работать.

Встречи. Это главный пожиратель времени. Проводить встречи — энергозатратно для человека и дорого для компании. Расписание не должно быть загружено встречами — это тупиковый путь. Встречи имеют свойство накапливаться, и их нужно периодически разгружать и перегруппировывать. Девиз по встречам: «необходимо и достаточно». При планировании встреч, особенно повторяющихся, важно: определить цель, зафиксировать роль встречи в вашей системе менеджмента, дать понятное название, описать формат и определить участников. Встречи с непонятными игровыми названиями и без четких описаний — безжалостно убирать (

Тотальная занятость календаря с выходами за пределы рабочего времени. Ребята, никто не работает по 8+ часов в день без перерыва. Либо это возможно в 20 лет, но до первого выгорания. График работы должен отражать реальные возможности человека: в нем должны быть обеды, паузы, время для размышлений и т.д. Если ваше расписание похоже на финальную битву во «Властелине колец», необходимо полностью пересмотреть приоритеты, возможности и подходы к планированию.

Дела, не относящиеся к основной деятельности. Простая, но неприятная истина: вашу работу оценивают по вашим KPI, а не по факультативным активностям. Важно оставаться в рамках своей зоны ответственности и работать на свои KPI, делать то, что важно для вас и компании. Это обычно указано в оффере или должностных обязанностях. Если в вашем расписании много «просто интересных» дел, помощи коллегам или задач, не связанных с основной работой, это нужно устранить. Если все в компании будут заниматься «интересным» вместо важного, спасать, обучать и менторить друг друга, вместо того чтобы справляться самостоятельно, это приведет к хаосу.

Задачи с предыдущего уровня управления, которые почему-то долетают до вас. Это актуально для менеджеров и руководителей. Ваши задачи — постановка целей, работа с командой, распределение задач, управление результатами, финансовый учет и т.д. Если вы начинаете выполнять задачи за команду, это отнимет все ваше время. Руководитель один, и он не может вытянуть работу команды, делая все за неё. Команда должна справляться сама. Если руководитель ведет проекты, продает, решает оперативные проблемы, у него не останется времени на руководство, что приведет к тупику для всех. Обилие прикладных задач в расписании — повод задуматься, почему система не работает самостоятельно.

И в краткой форме:

— Проверьте, не тонете ли вы во встречах? Пересмотрите систему встреч. — Убедитесь, что ваше расписание соответствует вашим физическим возможностям, и у вас есть время на обед и размышления. Разгрузите его. — Сфокусируйтесь на своих задачах и убедитесь, что вы работаете над своими KPI. Вернитесь на курс. — Убедитесь, что вы не делаете работу за своих сотрудников. Верните им ответственность.

Если проблема, описанная в этой статье, вам откликается, приходите ко мне на консультацию — вместе мы решим её быстрее!