Календарь не ведется и что с этим делать?

Начну с очень простой мысли. Все действительно крутые и эффективные люди, особенно в менеджменте, очень плотно работают с календарём (на работе и в жизни) — это основа их операционной системы. И если возникает проблема перегрузки (при высокой эффективности), её легко найти и решить.

И наоборот, во всех ситуациях, когда приходится разбирать завал (при снижении эффективности), оказывается ... что календаря нет или почти нет. Это закон менеджмента: если ты не управляешь своим временем — им управляет кто-то другой.

А что вообще значит вести календарь? Вроде бы все ведут календарь? Да, но нет. Правильное ведение календаря — это когда вы точно знаете, что нужно делать сейчас. Крупными мазками распланировано будущее. И все случившиеся изменения в графике отражены в календаре — если пролистать его назад, вы можете увидеть реальный слепок своего рабочего времени.

Самые базовые проблемы работы с календарём:

• Отражать в нём только встречи с участием других людей.
• Вести календарь в бумажном ежедневнике. 2024 год (
• Вообще не вести календарь.

О чём могут эти проблемы говорить? Начнём с самого неприятного:

Желание скрыть реальные объёмы работы и распределение времени. Да, такое тоже бывает, особенно во времена удалённой работы. Вы ведь слышали истории про работу в трёх местах одновременно, просто заниматься своими делами в рабочее время, пройти собес с чатом GPT и т.д. Это может случиться и с вами. У меня такое бывало ( Пустой календарь, сопровождаемый снижением эффективности или накапливающимся расхождением времени работы сотрудника и объёмом завершённых дел — это повод насторожиться. К счастью, случается редко.

Изредка можно встретить параноидальную аргументацию отсутствия календаря — его нет, потому что никто не должен знать, что и когда я делаю. Прайваси. И вообще, это моя свобода решать как планировать время! Такая версия возможна, но на фрилансе, пока всё хорошо и без активного взаимодействия с другими людьми. Если работа идёт в компании, то важна открытость, синхронизация с коллегами, удобное и понятное всем взаимодействие. Мой календарь расшарен сотрудникам, я вижу все календари в домене.

А теперь вполне конструктивные проблемы, которые можно решить:

Просто неорганизованность сотрудника, отсутствие персонального тайм-менеджмента, низкая культура менеджмента на предыдущих местах работы. Напомню, многие компании всё ещё управляются через электронную почту, многие люди менеджерят работу в чатах ( Исправить можно, ведь все когда-то начинали вести Google-календарь, все первый раз читали «Тайм-драйв» и другие книги по ТМ. Вопрос только в том, что с какого-то момента привычки сложно менять и флер неорганизованности может сохраниться навсегда.

И самое интересное, оно же важное! Календаря нет, потому, что у сотрудника фрагментированный поток небольших задач, разбросанных во времени, который «невозможно» внести в календарь. Говорит о том, что сотрудник не объединяет задачи в блоки по видам работ и по приоритетам. Обычно есть сопровождающая проблема — не удаётся привести к порядку коллег, которые выдают запросы рандомно, засыпающим потоком. Решение: сгруппировать задачи в блоки, создать структуру рабочей недели из этих блоков в календаре, выдать чёткие правила взаимодействия коллегам, например: задачи этого типа и приоритета делаются во второй половине вторника и четверга. Обратите внимание именно на этот пункт — это обычная ситуация у высоконагруженных и наиболее востребованных сотрудников компании. Без руководителя, который поможет структурировать деятельность и установить правила взаимодействия, сотрудник рано или поздно утонет в потоке.

В следующей серии посмотрим проблемы распределения времени, когда календарь всё-таки есть, но он не помогает справиться с потоком дел.

Если проблема, описанная в этой статье, вам откликается, приходите ко мне на консультацию — вместе мы решим её быстрее!