Культура проведения встреч

Про культуру проведения встреч. Некоторое время назад я участвовал в совместной встрече с другой компанией и удивился насколько разные у нас подходы. Подход наших партнеров можно было описать так: ворвемся к клиенту, а там разберемся. И конечно это не сработало, встреча была нерезультативна.

На самом деле, это распространенная практика. Многие люди из продаж, руководители и просто те, у кого хорошо развиты коммуникативные навыками, слишком сильно расчитывают на них. И очень зря, потому что далеко не в каждой ситуации и не с каждым собеседником можно просто отболтаться, сориентировавшись на местности.

У нас все по-другому. Наши аккаунты проводят многие сотни пресейл-встреч и созвонов каждый год. Не меньше происходит встреч команды с клиентами в процессе работы. И на основе этого опыта у нас сформировался тщательной и вдумчивой подход ко встречам:

— Начинаем с определения цели встречи и ожиданий наших партнеров. — Заранее обозначаем свой ценовой уровень чтобы избежать неловких ситуаций и не тратить время клиентов. — Изучаем доступные нам данные о компании, ее сайт и соц.сети.  — Обзорно изучаем рынок на котором работает компания и ее конкурентов. — Уточняем кто будет на встрече со стороны клиента, корректируем планы под этот состав. — Уточняем доступное нам время, место проведения, оснащение переговорной комнаты. — Берем все необходимое: компьютеры, переходники на экран или проектор, ручки/бумаги, наши плакаты в подарок и т.д. — Договариваемся про уместный для этой встречи дресс-код. — Собираем подходящую команду участников с нашей стороны, делим роли между ними. — Планируем этапы проведения встречи и активно ведем участников по нему. — Готовим материалы: КП, сметы, план вопросов, стартовые предложения и другие необходимые материалы.  — Собираем портфолио, которое имеет отношение именно к этому клиенту и его отрасли. — Прогнозируем возможные проблемы/сложные вопросы и нашу реакцию на них.  — Готовим альтернативные версии встречи, если основное предложение окажется неакутальным. — Особенно важные встречи и презентации репетируем.  — Делаем дебрифинги встреч и даем друг-другу обратную связь по итогам переговоров. — Никогда не опаздываем.

Все это позволяет быть уверенным и идти на встречу без волнений, но не гарантирует успех. Иногда мы все-таки ошибаемся и странные/провальные встречи все-равно бывают. Я не собирал статистику, но по ощущениям, наиболее тяжелые встречи стали такими из-за несовпадения ожиданий от встречи.

Ну и конечно 1-2 раза в год происходят дикие встречи, после которых команда лечится валерианкой. Да, в бизнес-среде еще есть люди, которые вместо решения рабочих вопросов хамят, самоутверждаются, орут, задают странные вопросы и т.д. К счастью, таких людей год от года становится все меньше.

Если проблема, описанная в этой статье, вам откликается, приходите ко мне на консультацию — вместе мы решим её быстрее!