На что уходит рабочее время?

Завал в делах — это самая распространённая проблема на работе. Абсолютный ТОП 1. С ней нужно бороться в любом случае: сами вы находитесь в этом состоянии, или к вам приходят сотрудники с этой проблемой. Есть три закона корпоративного аврала:

1. Аврал никогда не заканчивается сам, наоборот — он всегда усиливается или переходит в следующий.
2. Чем более бодрая и живая у вас организация, тем больше будет работы. Если работы нет — кто-то умер: либо вы, либо организация.
3. Чем лучший из вас сотрудник (чёткий, отзывчивый и производительный), тем больше людей хотят работать именно с вами, усугубляя ситуацию.

Прекратить завал можно только изменением модели ваших действий. Поэтому давайте разбираться, а что именно делать для приведения работы в норму и с чего вообще начинать?

Общее правило работы с проблемами:

1. Собрать данные о проблеме и зафиксировать их, лучше всего в визуальной форме, пригодной для анализа и работы.
2. Провести анализ ситуации, выработать решение и смоделировать как всё будет работать.
3. Поменять процесс, а в нашем случае всю модель деятельности.

Отладка тайм-менеджмента обычно спотыкается на шаге 1 — человек в состоянии запарки в 90% случаев не фиксирует свою деятельность или перестаёт это делать. Потому что тайм-менеджмент (в календаре) и управление задачами (в задачнике) — тоже занимает время. Отсутствие рабочего календаря и задачника не позволяют собрать данные и проанализировать ситуацию сейчас и в ретроспективе.

Анализировать панические сигналы от сотрудника, предсказания его скорой гибели, а также жалобы коллег — бесполезно. Это только следствия, субъективные и симптоматические оценки ситуации, возникшей по совершенно другим причинам. Всех просто нужно успокоить и начать раскапывать причины.

Чтобы появилась возможность провести анализ, нужно сделать две вещи:

1. Начать вести календарь (любой электронный, лучше Google) и фиксировать, как и на что вы тратите время.
2. Поставить под контроль поток задач в любом задачнике (корпоративном или просто в Trello).

Через 1–2 недели у вас или вашего сотрудника будет полная сводка по времени и потоку задач. Совмещая данные по времени + задачам можно будет начать разбирать ситуацию.

Почему без календаря не обойтись

Начну с очень простой мысли. Все действительно крутые и эффективные люди, особенно в менеджменте, очень плотно работают с календарём (на работе и в жизни) — это основа их операционной системы. И если возникает проблема перегрузки (при высокой эффективности), её легко найти и решить.

И наоборот, во всех ситуациях, когда приходится разбирать завал (при снижении эффективности), оказывается ... что календаря нет или почти нет. Это закон менеджмента: если ты не управляешь своим временем — им управляет кто-то другой.

А что вообще значит вести календарь? Вроде бы все ведут календарь? Да, но нет. Правильное ведение календаря — это когда вы точно знаете, что нужно делать сейчас. Крупными мазками распланировано будущее. И все случившиеся изменения в графике отражены в календаре — если пролистать его назад, вы можете увидеть реальный слепок своего рабочего времени.

Самые базовые проблемы работы с календарём:

• Отражать в нём только встречи с участием других людей.
• Вести календарь в бумажном ежедневнике.
• Вообще не вести календарь.

О чём могут эти проблемы говорить? Начнём с самого неприятного:

Желание скрыть реальные объёмы работы и распределение времени. Да, такое тоже бывает, особенно во времена [удалённой работы](/blog/formaty-udalyonnoj-raboty/). Вы ведь слышали истории про работу в трёх местах одновременно, просто заниматься своими делами в рабочее время, пройти собес с чатом GPT и т.д. Пустой календарь, сопровождаемый снижением эффективности или накапливающимся расхождением времени работы сотрудника и объёмом завершённых дел — это повод насторожиться. К счастью, случается редко.

Изредка можно встретить параноидальную аргументацию отсутствия календаря — его нет, потому что никто не должен знать, что и когда я делаю. Прайваси. И вообще, это моя свобода решать как планировать время! Такая версия возможна, но на фрилансе, пока всё хорошо и без активного взаимодействия с другими людьми. Если работа идёт в компании, то важна открытость, синхронизация с коллегами, удобное и понятное всем взаимодействие. Мой календарь расшарен сотрудникам, я вижу все календари в домене.

А теперь вполне конструктивные проблемы, которые можно решить:

Просто неорганизованность сотрудника, отсутствие персонального тайм-менеджмента, низкая культура менеджмента на предыдущих местах работы. Исправить можно, ведь все когда-то начинали вести Google-календарь, все первый раз читали «Тайм-драйв» и другие книги по ТМ. Вопрос только в том, что с какого-то момента привычки сложно менять и флер неорганизованности может сохраниться навсегда.

И самое интересное, оно же важное! Календаря нет, потому что у сотрудника фрагментированный поток небольших задач, разбросанных во времени, который «невозможно» внести в календарь. Говорит о том, что сотрудник не объединяет задачи в блоки по видам работ и по приоритетам. Обычно есть сопровождающая проблема — не удаётся привести к порядку коллег, которые выдают запросы рандомно, засыпающим потоком. Решение: сгруппировать задачи в блоки, создать структуру рабочей недели из этих блоков в календаре, выдать чёткие правила взаимодействия коллегам, например: задачи этого типа и приоритета делаются во второй половине вторника и четверга. Обратите внимание именно на этот пункт — это обычная ситуация у высоконагруженных и наиболее востребованных сотрудников компании. Без руководителя, который поможет структурировать деятельность и установить правила взаимодействия, сотрудник рано или поздно утонет в потоке.

Анализируем: на что уходит рабочее время?

Когда календарь есть — можно анализировать, куда уходит время. Таких разборов с коллегами у меня было достаточно, поэтому сразу можно выделить основные проблемы с управлением временем, над которыми можно работать.

Встречи. Это главный пожиратель времени. Проводить встречи — энергозатратно для человека и дорого для компании. Расписание не должно быть загружено встречами — это тупиковый путь. Встречи имеют свойство накапливаться, и их нужно периодически разгружать и перегруппировывать. Девиз по встречам: «необходимо и достаточно». При планировании встреч, особенно повторяющихся, важно: определить цель, зафиксировать роль встречи в вашей системе менеджмента, дать понятное название, описать формат и определить участников. Встречи с непонятными игровыми названиями и без чётких описаний — безжалостно убирать)

Тотальная занятость календаря с выходами за пределы рабочего времени. Ребята, никто не работает по 8+ часов в день без перерыва. Либо это возможно в 20 лет, но до первого выгорания. График работы должен отражать реальные возможности человека: в нём должны быть обеды, паузы, время для размышлений и т.д. Если ваше расписание похоже на финальную битву во «Властелине колец», необходимо полностью пересмотреть приоритеты, возможности и подходы к планированию.

Дела, не относящиеся к основной деятельности. Простая, но неприятная истина: вашу работу оценивают по вашим KPI, а не по факультативным активностям. Важно оставаться в рамках своей [зоны ответственности](/blog/kak-razdelit-zony-otvetstvennosti/) и работать на свои KPI, делать то, что важно для вас и компании. Это обычно указано в оффере или должностных обязанностях. Если в вашем расписании много «просто интересных» дел, помощи коллегам или задач, не связанных с основной работой, это нужно устранить. Если все в компании будут заниматься «интересным» вместо важного, спасать, обучать и менторить друг друга, вместо того чтобы справляться самостоятельно, это приведёт к хаосу.

Задачи с предыдущего уровня управления, которые почему-то долетают до вас. Это актуально для менеджеров и руководителей. Ваши задачи — постановка целей, работа с командой, распределение задач, управление результатами, финансовый учёт и т.д. Если вы начинаете выполнять задачи за команду, это отнимет всё ваше время. Руководитель один, и он не может вытянуть работу команды, делая всё за неё. Команда должна справляться сама. Если руководитель ведёт проекты, продаёт, решает оперативные проблемы, у него не останется времени на руководство, что приведёт к тупику для всех. Обилие прикладных задач в расписании — повод задуматься, почему система не работает самостоятельно.

И в краткой форме:

• Проверьте, не тонете ли вы во встречах? Пересмотрите систему встреч.
• Убедитесь, что ваше расписание соответствует вашим физическим возможностям, и у вас есть время на обед и размышления. Разгрузите его.
• Сфокусируйтесь на своих задачах и убедитесь, что вы работаете над своими KPI. Вернитесь на курс.
• Убедитесь, что вы не делаете работу за своих сотрудников. Верните им ответственность.

Если проблема, описанная в этой статье, вам откликается, приходите ко мне на консультацию — вместе мы решим её быстрее!