Система встреч руководителя

Расшифровка выступления Никиты Михеенкова, CEO digital-агентства Nimax, о том, как руководителю выстроить собственную систему встреч: от операционной системы и управленческой рутины до каталога встреч с чётким предназначением для каждой из них. Отдельно — о том, почему хорошая встреча должна опираться на данные и как правильно к ней готовиться.

О докладе

1. Система встреч руководителя

Открывающий слайд доклада Никиты Михеенкова, CEO digital-агентства Nimax. Презентация посвящена тому, как руководителю выстроить собственную систему встреч — от операционной системы управления до конкретной подготовки к каждому мероприятию.

2. Три темы доклада

Доклад строится вокруг трёх связанных тем: операционной системы руководителя, управленческой рутины и системы управленческих мероприятий. Каждая следующая тема раскрывает предыдущую на более конкретном уровне — от общего принципа к практике встреч.

Операционная система и инструменты встреч

3. Операционная система должна быть формализована

У каждого руководителя должна быть операционная система — набор показателей, дашбордов и мероприятий, с помощью которой осуществляется управление. Ключевое условие: эта система должна быть формализована, а не существовать в виде интуитивных ощущений руководителя.

4. Да, буквально описана!

Формализация — это не формальность, а необходимое условие для работы с системой. Чтобы что-то анализировать и улучшать, это нужно зафиксировать и визуализировать — иначе управленческие решения опираются на догадки, а не на данные.

5. Минимально необходимое количество встреч

Количество встреч и состав их участников должны быть минимально необходимыми. У всего есть цена, а по закону природы встречи имеют свойство плодиться и множиться сами по себе — тем более что люди, как ни странно, любят на них ходить.

6. Набор инструментов зависит от роли

Конкретный набор инструментов и мероприятий в операционной системе не универсален — он зависит от роли руководителя. Отправная точка для его формирования простая: нужно чётко сформулировать для себя, какие именно задачи в компании решает эта роль.

7. Состав мероприятий зависит от команды в управлении

Состав управленческих мероприятий определяется структурой команды, которой руководит человек. Нужно ответить на вопросы: кем я управляю напрямую (и это, как правило, меньше семи человек), а кем — через руководителей, тимлидов и менеджеров, а затем нарисовать и поддерживать эту структуру в актуальном виде.

8. А какая операционная система моих подчинённых руководителей?

Ответственность за операционную систему не заканчивается на самом руководителе — важно, есть ли она у его подчинённых руководителей. Стоит проверить: способны ли они организовать собственную управленческую рутину, передана ли им ответственность за их подчинённых, не перехватывает ли вышестоящий руководитель инициативу и умеют ли они сами делегировать.

Каталог и правила хороших встреч

9. У каждой встречи есть предназначение. Каталог встреч

У каждой встречи должно быть чётко сформулированное предназначение, и удобнее всего фиксировать его в каталоге встреч. Для каждой встречи стоит прописать: для чего она проводится, с какой частотой и составом, что происходит на самой встрече и какие материалы к ней нужны.

10. Встреч для «просто поговорить» быть не должно

Встречи без ясной цели, со странными размытыми названиями вроде «просто поговорить», — прямое нарушение принципа предназначения. Автор прямо формулирует правило: таких встреч в системе быть не должно.

11. Состав и темы встреч зависят от целей и проблематики

Набор и содержание встреч должны подстраиваться под текущие цели и проблематику бизнеса, а не оставаться неизменными. Если не хватает денег — в приоритете планёрки про финансы; если проблемы с командой — HR-мероприятия; если не хватает клиентов — фокус смещается на сделки.

12. Хорошая встреча основана на данных

Качественная встреча опирается на данные, а не на общие впечатления участников. У каждой встречи должен быть свой дашборд или набор материалов, на основе которых идёт обсуждение, — а чисто разговорный формат допустим, по сути, только в HR-мероприятиях.

Горизонты планирования и подготовка

13. Несколько горизонтов событий

Управленческие мероприятия распределяются по нескольким временным горизонтам. Первый — долгосрочное стратегическое планирование, второй — среднесрочное планирование и реализация стратегии и изменений, третий — краткосрочное планирование и текущая операционная деятельность.

14. Блок HR-мероприятий

Отдельным блоком в системе встреч руководителя стоят HR-мероприятия — один на один, ревью, неформальное общение и подобные форматы. Именно здесь, в отличие от остальных встреч, допустим более разговорный, менее привязанный к дашбордам формат.

15. Подготовка ко встречам

Сама по себе система встреч не работает без качественной подготовки к каждой из них. Она включает адженду и цели, фасилитацию и тайминг, общее участие собравшихся, фоллоуап после встречи и, что важнее всего, реализацию задуманного на практике.

16. Спасибо!

Закрывающий слайд презентации со ссылкой на телеграм-канал Никиты Михеенкова «Сломай и сделай нормально» и сайт nimax.ru. Итог доклада прост: система встреч руководителя работает только тогда, когда она формализована, минимальна по составу и подкреплена данными на каждом уровне.

---

Если тема, описанная в этой презентации, вам откликается, приходите ко мне на консультацию — обсудим, с чего начать именно в вашей компании!