Ошибки в организации годовых отчётов и презентаций

Каждый год компании делают отчеты. Кто-то отчитывается перед акционерами и менеджментом, кто-то просто подводит итоги работы для себя и для команды. Мы тоже. Мы вообще часто делаем общие встречи для обсуждения важных событий: как прошел год, запуск нового ОКР-цикла, какие-то сложные события и переконфигурации и т.д. Вот сейчас планируем одну из таких встреч.

Обычно все проходит хорошо, но некоторый набор ошибок организации, иногда довольно смешных, мы накопили:

1. Новогодняя презентация, которую мы затянули на 3 часа. Очень интересный был год, столько всего хотели рассказать, столько планов анонсировать. Итог печален: застряли на 3 часа в лектории, сдвинув весь график мероприятий. Вывод простой: новый год — это все таки праздник, а не только отчетное мероприятие.

2. Новогодние итоги, перед которыми всем выдали горячительные напитки ) Ну тут понятно, к концу презентации в команде было так весело, что можно было никакие итоги не подводить, да и новый год уже не праздновать. Вывод: все-таки делить официальную часть и неофициальную.

3. Данные в итогах от фин.директора очень сложно воспринимать неподготовленным людям. А неподготовленными в этом случае являются все, кроме самого фин.директора. Таблицы, переплетающиеся синие и пугающие красные линии — это все требует интерпретации и упрощения для обычных людей.

4. Сложные данные от фин.директора, касающиеся проблем и негативных тенденций. Например, три отдела прошли год хорошо, а один плохо. Такие данные на наших встречах тяжело воспринимали руководители и сотрудники группы, в которой фиксируется проблема. И в таких случая нужен особый подход, показывающий не только проблему, но и решение.

5. Обратная проблема, слишком легкомысленные кадры презентации, которые всех веселят, но ничего не сообщают. Хорошо, если это именно новогодняя презентация, но если это все-таки итоги года, то смотрится странно. Людям, тем не менее, нравится )

6. Смешение итогов и планов. Если на одной встрече и в одной презентации давать итоги прошедшего года и попытаться рассказать про стратегию следующего ... получается ну очень сложно. Мы так пробовали, но решили, что лучше делать два события. Итоги в конце года. Планы в самом начале.

7. Плохой тайминг, в нашем случае это один и тот же паттерн. Один из спикеров-руководителей о-о-очень хочет рассказать про свою команду как можно боьше и захватывает непропорциональный блок времени, вопреки общим договоренностям. Исправляется репетициями.

8. Неравномерный эмоциональный настрой. Разные люди имеют разную энергетику и в одной общей презентации это становится заметно. Один строго и четко рассказывает про дела, второй заливает своих сотрудников благодарностями и комплиментами. Кто-то открыто говорит о проблемах, кто-то только о хорошем. В итоге, часть команды может быть обижена недостаточным вниманием.

9. Ну и последнее, самое новое. Презентации, встречи и особенно праздники смешанных гибридных команд. Одни ребята в офисе, другие удаленно по домам; У одних будет праздник и живое общение. У других будет какая-то онлайн программа. Мы до сих пор нащупываем форматы, которые позволяют проводить такие мероприятия органично и одинаково интересно для офисных и удаленных сотрудников.

Если проблема, описанная в этой статье, вам откликается, приходите ко мне на консультацию — вместе мы решим её быстрее!